e-Belge uygulamalarında entegratör, mali mühür ve ERP arasındaki iş bölümü; hatalı belge riskini azaltan kontroller.
Türkiye’de e-Dönüşüm, kâğıt belgenin elektronik ortamda hukuki geçerlilikle üretilmesi, iletilmesi ve saklanması anlamına gelir. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Müstahsil Makbuzu bu çatının başlıca uygulamalarıdır. Mükellefiyet durumu ve zorunluluk eşikleri mevzuata göre değişir; güncel limit ve takvim için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını takip etmek gerekir.
Üç aktör: GİB, entegratör ve ERP
Belgeyi düzenleyen sizsiniz; ancak belgenin GİB sistemine ve karşı tarafa güvenli iletimi doğrudan entegrasyon, özel entegratör ya da GİB portalı üzerinden olur. ERP, belgeyi doğru veriyle üretmekten ve gelen belgeleri iş süreçlerine bağlamaktan sorumludur.
ERP’nin doğrulayabileceği hatalar
- Cari kartta eksik vergi numarası, adres ya da mükellefiyet bilgisi
- Hatalı KDV oranı veya istisna kodu
- İrsaliyeyle fatura arasında miktar uyuşmazlığı
- İhracat faturasında gümrük bilgilerinin eksikliği
- Aynı belge numarasının tekrarı
Gelen belge yönetimi
Tedarikçilerden gelen e-Faturalar ERP’ye otomatik alınmalı, sipariş ve mal kabul ile eşleştirilmeli (3’lü eşleştirme), muhasebe fişi taslağı üretilmelidir. Kabul veya red yanıtı yasal sürede verilmelidir.
e-Defter dönem sonu
e-Defter, yevmiye ve kebir defterlerinin dönem sonunda elektronik imzalanmasıdır. Fişlerin dönem içinde dengeli ve tarih sırasıyla kaydedilmesi, defterin ilk seferde yüklenmesini kolaylaştırır. ERP’de dönem kilitleme ve tutarsız fiş uyarıları bu açıdan kritiktir.
Saklama ve denetim
e-Belgelerin yasal saklama süreleri boyunca erişilebilir ve değiştirilemez biçimde tutulması gerekir. ERP’de belge arşivi ve zaman damgası, denetim sırasında en çok başvurulan kanıttır.
Düzlem ERP’de nasıl işliyor?
Düzlem e-Dönüşüm paketi, belgeleri ERP içinde hazırlar, imzalar ve gönderir; gelenleri otomatik alır. Şema güncellemeleri ve mevzuat değişiklikleri abonelik kapsamında otomatik gelir. Kurulum sırasında danışmanımız mükellefiyet durumunuzu ve geçiş takvimini sizinle birlikte kontrol eder.
Geçiş için kontrol listesi
- Mükellefiyet durumunuzu ve geçiş tarihinizi muhasebecinizle netleştirin.
- Mali mühür veya e-imza temin süresini hesaba katın; birkaç gün sürebilir.
- Tüm cari kartlarda vergi numarası ve e-Fatura posta kutusu bilgilerini güncelleyin.
- Belge numaralandırma serilerini ve şablonları tanımlayın.
- Test ortamında en az on belge gönderip yanıt akışını doğrulayın.
- Yetkili kullanıcıları ve onay adımlarını belirleyin.
Bu adımlar tamamlandığında canlı geçiş genellikle bir iş günü içinde yapılır.