ERP Veri Aktarımı: 6 Haftalık Geçiş Planı

Cari, stok ve bakiye aktarımında temizlik, test aktarımı, mutabakat ve canlıya geçiş adımları.

ERP projelerinin yarısından fazlası veri kalitesi nedeniyle gecikir. Yeni sisteme çöp veri taşımak, çöpü hızlandırmaktır. Aşağıda orta ölçekli bir şirket için altı haftalık bir aktarım planı özetleniyor.

Hafta 1: Kapsam ve envanter

Hangi verinin taşınacağına karar verin: açık kalemler, güncel bakiyeler, aktif stok kartları. Kapanmış yıllara ait ayrıntılı hareket genellikle taşınmaz; arşiv raporu olarak saklanır.

Hafta 2: Veri temizliği

Tekrarlı cari kartları birleştirin (aynı vergi numarası, farklı yazım).
Eksik vergi numarası, adres, telefon bilgilerini tamamlayın.
Kullanılmayan stok kartlarını pasife alın, birim ve barkodları standartlaştırın.

Hafta 3: Şablon eşleştirme ve ilk test aktarımı

Eski sistem kolonları Düzlem şablonlarıyla eşleştirilir. Test ortamına ilk aktarım yapılır; mizan ve stok değeri eski sistemle karşılaştırılır. Beklenen farkların listesi tutulur.

Hafta 4: Mutabakat ve düzeltmeler

Cari bakiyeler, açık faturalar, çek/senet portföyü ve stok miktarları satır satır doğrulanır. Fark kaynakları (yuvarlama, kur, dönem kesim) belgelenir.

Hafta 5: Kullanıcı kabul testi ve eğitim

Süper kullanıcılar kendi senaryolarını test eder: sipariş, irsaliye, fatura, tahsilat, ay kapanışı. Eğitimler tamamlanır.

Hafta 6: Canlıya geçiş

Ay sonu veya dönem sonu kesim tarihi seçilir. Son bakiyeler aktarılır, eski sistem salt-okunur hale getirilir. İlk iki hafta yoğun destek planlanır (hypercare). Geri dönüş planı hazır tutulur.

Başarı ölçütleri

Mizan eski sistemle kuruşu kuruşuna eşit
Stok değeri farkı %0,5’in altında
İlk ay kapanışı 5 iş gününden kısa

Veri aktarım şablonlarımızı dokümantasyon bölümünden indirebilir, uygulama danışmanımızla ücretsiz geçiş analizi görüşmesi ayarlayabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

Temizlik yapmadan aktarım: aynı müşteri dört farklı kartta kalır, raporlar yanıltıcı olur.
Yalnızca bakiye değil, açık kalemleri de taşımayı unutmak; tahsilat takibi baştan zorlaşır.
Test aktarımını tek kez yapıp geçmek; en az iki tur gerekir.
Canlıya geçişi ayın ortasına koymak; mutabakat zorlaşır.
Kullanıcıları eğitmeden canlıya çıkmak.

Proje ekibine veri sahibi bir temsilci (genellikle muhasebe şefi) atamak, hataların yarısını önler.